• iMeetingz

Verimsiz toplantılarla zaman mı kaybediyorsunuz?

Gelişmek için bu önerileri kullanın.


Şu an çalışma takviminize baksanız gelecek hafta kaç tane toplantınız var: Çok fazla, değil mi?

Hepimiz üretken olmayan toplantılardan nefret ediyoruzdur. Üretken olmayan toplantılarda saatlerimizi geçiriyoruz. Bu, şirketlere milyarlar kaybettiren büyük bir zaman kaybı.

Toplantılarla ilgili daha ilginç istatistikler istiyor musunuz?



Toplantı katılımcılarının,


  • %91’i dalıp hayal kurduğunu

  • %96’sı bilerek toplantıları kaçırdığını

  • %39’u toplantı sırasında uyuduğunu

  • %45’i boğulup sıkıldığını

  • %73’ü başka bir iş yaptığını

  • %47’si toplantıların büyük bir zaman kaybı olduğunu düşündüğünü

  • itiraf etti.

Bir toplantının amacı bir şeyleri tamamlayıp bitirmek için bunları yüz yüze tartışmaktır. Verimli yürütüldüğünde toplantılar, iletişimi ve işbirliğini besler; çalışanları motive eder. Örneğin; bir personel toplantısı, bütün departmanı veya şirketi etkileyecek kritik başlıkları ele alabilir. Ama iyi organize edilmezse, işbirliği ve iletişim sekteye uğrayabilir; katılımcılar personel toplantısının gerekliliğini sorgulayabilirler.

Toplantılarınızın verimliliğini arttırmanın bir yolu var mı? Evet, var.

İşte toplantılarınızı daha verimli ve üretken yapabilmek için bazı ipuçları.


* Amacı ve hedefi belirleyin.

Toplantının ne hakkında olduğu, insanlardan ne beklendiği ve neden yapıldığı konusunda açık olun. Olmazsanız, toplantı, verimli olmaktan ziyade insanların orda neden bulunduklarını sorguladıkları amaçsız bir sosyal etkinliğe dönüşebilir.


*Gündemi belirleyin.

Katılımcıların neye odaklanmaları gerektiğini bilmeleri için toplantıların gündemi önceden belirlenmelidir. Katılımcılar, slaytları, gündemi veya toplantı dökümanlarını alarak toplantıya hazırlanır. Eğer toplantıya herkes doğru bir şekilde hazırlanırsa toplantı daha hızlı sonuçlanır.


*Doğru katılımcıları seçin.

Katılan her kişi kendi görevini ve orada neden olduğunu bilmelidir. Eğer toplantı çok büyük olursa birkaç kişi diğerlerine fırsat vermeden toplantıyı domine edebilir. Ek olarak, toplantıyı üretken ve düzeninde tutmak için belirlenmiş bir karar verici olmalıdır.


*Kısa tutun.

Zaman değerlidir. Ortalama toplantı süresi 31-60 dakika arasındadır; bu, takvimlerin bize sunduğu 30 ve 60 dakikalık zamanla dilimiyle uygunluk gösterir, ama toplantıların bu kadar uzun sürmesi gerektirdiğini göstermez. Toplantıyı mümkün olduğunca kısa tutun. Toplantıların üçte biri üretken olmadığı için sayılarını azaltın ve kritik olmayanları çıkarın. Zamanı doldurmaya çalışmayın; hedefe ulaşmaya çalışın. Eğer gündemdeki her madde, 1 saatlik toplantı içinde 10 dakikada tamamlanmışsa toplantıyı orada sonlandırın. Toplantıların %37’si geç başlıyor çünkü insanlar geç kalıyor. Bu, insanların performanslarını düşürerek, insanların utanmalarını, saygınlıklarını yitirmelerine ve hayal kırıklığına uğramalarına neden oluyor. Zamanında başlamak ve bitirmek çok önemlidir.


*Aksiyonları ve sorumlulukları kaydedin.

Toplantı, hangi aksyonların alınması gerektiğinin tartışılması ile bitmesi gerekir. Aksiyonlar insanların sırada neyin olduğunu, neyden kimin sorumlu olduğunu ve ne zaman biteceğini anlamalarına yardımcı olur. Tüm katılımcılara toplantı tutanağını yollayın.


Bu değişiklikleri kurumsallaştırmak ve benimsemek bir gecede olmaz. Bu sisteme herkesin kendini adaması için herkesten onay ve istek almak önemlidir. Bu bir etkinlik değil, ancak devam eden bir işlem. İşler hemen istediğiniz gibi gitmezse hevesiniz kırılmasın. İnsanlar toplantıları üretken yapmanın yararlarını görmeye başlayınca momentum, işlemin devam etmesine ve herkesin yararını desteklemeye yardımcı olur.


iMeetingz, toplantılarınızın üretkenliğini ve verimliliğini geliştirmeye yardımcı olabilir.



0 views