• iMeetingz

Verimli ve Etkin Toplantılar İçin 10 Kural

Updated: Apr 22, 2019

Toplantıları verimli hale getirmek çok zordur. İş toplantıları genellikle gereksiz uzar ve katılımcıların zamanının boşa harcanmasına yol açar. Toplantı sonrası katılımcılar, toplantıda bir şey elde edilip edilmediğini sorgulayarak ayrılırlar. Toplantıyı düzenleyen yönetici olarak göreviniz toplantının verimli ve etkin geçmesini sağlamaktır. Verimli toplantılar, işinizde pozitif gelişmelerin gerçekleşmesine büyük katkıda bulunur.





Aşağıda verimli toplantılar için size yol gösterecek 10 önemli kuralı listeledik.


1. GÜNDEM OLUŞTUR – Çok önemli ve bilinen bir kural olmasına rağmen çoğu toplantı amacı tüm katılımcılar tarafından bilinmeden başlar. Her toplantını bir gündemi olmalıdır. Gündem toplantıda konuşulacak konular için yol gösterici olacaktır. Gündem dışına çıkıldığında tekrar gündeme dönülmesini sağlar.

2. KATILIMCI SAYISINI SINIRLA - Katılan kişi sayısı az olduğunda, toplantıda odaklanmak ve verimli sonuçlar elde etmek daha kolay olacaktır. Daha az kişinin takviminde uygun zaman bulmak da kolaydır. Toplantı gündem konularıyla doğrudan ilgisi olmayan kişilerin zamanını da verimli kullanmış olursunuz.

3. GÜNDEMİ TOPLANTIDAN ÖNCE PAYLAŞIN -Toplantı öncesi gündemi katılımcılarla paylaşmak verimli bir toplantı için önemlidir. İçeriğinde gündem maddelerinin yanı sıra katılımcılar , lokasyon ve zaman bilgileri yer almalıdır. Böylece katılımcılar hazırlanmış olarak gelebilir ve toplantının amacını anlayabilirler. Hatta toplantı öncesi önerilerin toplanması toplantının etkinliğini artırabilir.

4. NOT TUTUN - Bir kişinin toplantı notunu tutması önemlidir. Alınan kararların, aksiyonların kayıt altına alınması iş toplantılarının en önemli parçasıdır. Bu notlar toplantı tutanağının oluşmasını sağlar.

5. KISA TUTUN - Eğer tüm katılımcılar bilgilendirilmiş ve hazır olarak gelirlerse toplantıları 15 dakika gibi kısa bir sürede de bitirmek mümkün olabilir. Kısa süren toplantılar daha verimli geçer ve katılımcıları gündemde kalmaya zorlar. Yapacak çok işi olan katılımcılar da kısa ve verimli toplantıları tercih edecektir.

6. TARTIŞMALARIN SONUÇ ÜRETTİĞİNDEN EMİN OLUN - Gerçekten kötü bir toplantıda iki uç durum ortaya çıkabilir: Ya herkes birbirini fikrini kusursuz bulup onaylar ya da hiç kimse herhangi bir konuda fikir birliğine varamaz. Grup olarak hareket edilen bu gibi durumlara izin vermeyin. Ya herkesin beğendiği fikrin farklı açıdan değerlendirin ya da herkesin tartıştığı bir konuda ortak paydayı bulmaya çalışın. Baze üzerinde tartışılan konu toplantının amacıyla ilgili olmayabilir. Bu gibi konular daha sonra başka bir toplantıda ele alınmalıdır.

7. GÜNDEM DIŞI MADDELERİ PARK EDİN – Toplantı sırasında yeni konular ortaya çıkabilir. Gündemde yer almayan bu konuları toplantıyla ilgili olsun olmasın kaydedip başka bir toplantının gündemine almak gerekir. Parking-Lot (Park alanı) metodu bu amaçla kullanılabilir.

8. TOPLANTI TUTANAĞINI KATILIMCILARA GÖNDERİN – Toplantı tutanağı toplantıda konuşulan ve kararlaştırılan her şeyin detaylı dokümantasyonudur. Her toplantı için tutanak oluşturulmalı ve katılımcılarla ideal olarak bir iş günü içinde paylaşılmalıdır.

9. DAHA AZ TOPLANTI YAPIN - Çoğu insan takvimlerinde çok fazla sayıda toplantı olduğu için toplantıya katılmaktan hoşlanmaz. Her toplantının sonucuna bakıp gereksiz toplantılara katılmayı engelleyin. Gerekirse yöneticinizle bu konuyu görüşün. Veya yönetici iseniz sizin yerinize katılabilecek başka bir çalışanınız olup olmadığını kontrol edin.

10. TOPLANTI YÖNETİM YAZILIMI KULLANIN - i-Meetingz gibi yazılımlar kullanarak toplantılarınızı her yönüyle yönetin. Teknoloji toplantılarınızı daha verimli hale getirmenize yardımcı olacaktır. İ-Meetingz ile toplantılarınızı planlayabilir, gündem oluşturabilir, katılımcıları davet edebilir, kararları ve aksiyonları kaydedebilir ve tüm toplantı bilgilerine tek bir ekrandan erişebilirsiniz. Geçmiş toplantıların bilgilerine kolayca ulaşabilirsiniz. Daha fazla bilgi için www. imeetingz.com

17 views